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Quando si parla di organizzazione eventi, esistono due macrocategorie di event manager: quelli che si appuntano anche di bere un bicchiere d’acqua e quelli della fazione opposta che credono (sperano) di ricordarsi sempre tutto.

Non importa a quale categoria appartieni ma se vuoi anche solo cimentarti nel fare il meeting planner, la vera forza della bacchetta magica (perché è di questo che spesso gli organizzatori di eventi hanno bisogno per fare fronte alle richieste dei clienti) sta nella tanto amata checklist, ovvero la lista delle cose da fare per l’evento.

La parola d’ordine del meeting planner è avere metodo. Senza metodo non si va da nessuna parte: si può essere fantasticamente creativi, avere idee geniali, ma, senza la capacità di rendere tutto reale e fruibile senza intoppi, la strada è molto tortuosa e il traguardo potrebbe essere disastroso.

Per questo la checklist deve essere chiara, esaustiva e soprattutto completa, senza cadere in dettagli inutili. Scrivere la scaletta di ciò che si deve fare per organizzare l’evento è il passo principale: dopodiché tutto sarà più semplice, basterà seguire l’elenco e spuntare le voci una ad una.

La perfetta checklist dell’evento: qualche consiglio

#1 Decidi se fare una o più checklist

Ognuno ha il suo metodo. Si può decidere di fare un’unica checklist che comprende tutte le fasi operative oppure una per ogni aspetto dell’evento: ad esempio la logistica, la comunicazione, l’artistico ecc.

#2 Condividi la checklist

Dalla lavagna a fogli mobili piena di colori e post-it a un file condiviso in cloud: scegli quale è il tuo metodo preferito in base anche ai colleghi coinvolti nel progetto. L’unico imperativo è condividere.

#3 Controlla la checklist

In pratica il check della checklist! E’ questa la fase in cui a mente fredda puoi ripercorrerla punto per punto, verificare che la tua sequenza regga e non faccia una grinza.

Se si è coraggiosi, ci si può fare interrogare da un collega, sarà tutto più oggettivo.

#4 Prenditi il tempo necessario

Il tempo dedicato al controllo della checklist è tempo ottimamente investito.

Prenditi il tempo necessario e non avrai rimpianti.

Come scrivere la checklist

Non tutti gli eventi hanno la stessa checklist. Le tabelle di marcia e le necessità di un congresso medico o di una sfilata di moda sono sicuramente differenti ma ci saranno anche dei punti comuni, dei passaggi condivisi da tutti gli eventi.

Un esempio (da copiare, incollare e…personalizzare!):

  • creare il format dell’evento (come, perché, concept, bozza del programma)
  • identificare la location
  • preparare l’elenco dei partecipanti (o comunque avere ben chiaro il tipo di ospiti da invitare)
  • creare gli inviti e recapitarli
  • definire gli allestimenti in linea con il concept
  • ingaggiare eventuali relatori
  • definire il catering
  • definire eventuali pernottamenti
  • confermare i vari fornitori e versare eventuali anticipi
  • creare un piano di produzione e annessa scaletta
  • controllare periodicamente lo stato dei mezzi pubblici (prepararsi a scioperi e/o imprevisti)
  • verificare le dotazioni di sicurezza della location ed eventuali necessità di integrazione
  • verificare gli accessi per i disabili
  • realizzare la segnaletica per l’evento
  • preparare i materiali (badge, cancelleria, carpette per relatori, cadeau, gadget, ect)
  • verificare le deadline con i fornitori
  • verificare i servizi tecnici
  • inviare promemoria ai partecipanti
  • confermare i nominativi dei relatori
  • verificare il set-up
  • verificare lo staff
  • controllare il meteo

Buon evento!

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