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Si sa, quando si organizza un evento, dalla convention aziendale al team building, non è sempre facile far coincidere aspettative e realtà. Quali sono le regole da seguire per evitare delusioni e un cattivo ritorno di immagine?

 

Il tempo è oro, investirlo nel modo giusto è estremamente importante.

Ogni volta che dedichiamo del tempo a qualcosa, nella vita così come nel lavoro, creiamo delle aspettative.

Immaginiamo che questo qualcosa sia un evento, diciamo aziendale.

A seconda della tipologia e del target, in un evento aziendale le aspettative possono essere di diverso tipo: conoscere meglio la realtà che organizza, fare networking, scoprire nuovi prodotti, viaggiare verso nuove mete, provare esperienze inedite o approfondire il rapporto umano coi colleghi.

In ogni caso la speranza esplicita è di avere dall’evento un ritorno professionale e/o personale, soprattutto se il tempo investito coincide con il tempo che avremmo potuto dedicare ad altro, persino nel tanto atteso week-end.

Per questo motivo, l’obiettivo primario di un meeting planner è offrire ai partecipanti una corrispondenza tra l’aspettativa e il reale svolgimento dell’evento.

Ecco un breve vademecum del “Cosa fare per non deludere i partecipanti di un evento”:

#1- Annunciare soprese ed effetti “wow” solo se questi saranno effettivamente tali

Se prometti la presenza di un calciatore di fama mondiale come testimonial della tua convention, ma poi all’evento porti un calciatore di media bravura che magari alcuni delegati nemmeno conoscono…beh, avrai un problema!

Meglio incuriosire sempre, magari dando qualche informazione in più sul personaggio/vip/star che gli ospiti potranno davvero aspettarsi all’evento.

#2- Non far aspettare gli invitati

Non si dovrebbe mai far aspettare nessuno per buona educazione, nemmeno ai matrimoni, anche se spesso questo accade: l’immagine degli sposi in ritardo e degli invitati che girano i pollici o sbuffano anche per ore può aiutare a farsi un’idea!

L’attesa in una convention, salvo rari casi in cui viene professionalmente gestita, fa scemare l’adrenalina e viene percepita come perdita di tempo. Il ritmo in un evento è tutto: non possono esserci intoppi, rallentamenti e buchi nel programma. Pena da pagare nel caso ve ne siano: l’invitato abbandona il campo anzitempo.

#3- Scegliere Team Building idonei agli invitati

In base al numero di ospiti coinvolti e ai loro obiettivi di comunicazione aziendale, è necessario studiare un format e un’attività a cui dedicarsi.

Ma questo non basta: bisogna conoscere, in anteprima, quanto più possibile sui partecipanti all’evento.

Ad esempio, se il target dell’evento è prevalentemente femminile e viene prevista un’attività improntata unicamente sulla forza fisica, il rischio di delusione in chi vi partecipa potrebbe essere molto alto.

#4- Non tralasciare mai la qualità della proposta gastronomica

Dal caffè di benvenuto all’open bar di un gala aziendale, non bisogna mai dare per scontato il fatto che tra i fattori primari della “memorabilità” di un evento ci sia la qualità della proposta eno-gastronomica.

Se la cornice dell’evento è straordinaria, l’organizzazione perfetta ma il cibo è scarso, il rischio che nell’insieme se ne parli male e renda i partecipanti scontenti è alto.

Alle soglie di un’epoca che passerà alla storia per la percentuale di intolleranze alimentari, allergie ad alcuni tipi di cibo, alle diverse abitudini a tavola legate alle differenti provenienze culturali o religiose, è indispensabile prestare attenzione a tutto, senza scontentare nessuno.

#5- Dove, quando e quanto: l’importanza della destinazione

Immaginiamo di partecipare a un evento organizzato in una location speciale, un luogo fuori dalla zona di residenza o di lavoro. Avere la possibilità di partecipare a un evento aziendale “in trasferta” senza avere il tempo di poter visitare il luogo che ci ospita sarebbe a dir poco irritante.

A volte, quando i programmi sono intensi o la raggiungibilità di una destinazione è difficile e non tiene in considerazione la provenienza dei partecipanti rapportata al tempo a disposizione per il loro soggiorno, la delusione vince sulla possibilità di successo di un evento.

La scelta del “dove” è importante, per questo nella consulenza di un meeting planner questo aspetto deve sempre emergere con precedenza sui vari aspetti organizzativi, alla pari della durata e del periodo idoneo.

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